La gestione del processo payroll

Con questo articolo vorrei esporre il mio punto di vista sulle fasi del processo payroll.

Prima di entrare nel vivo desidero soffermarmi sulla sua definizione ossia sulle attività che circondano le fasi del processo. Uno dei tanti errori è definire payroll solo “cedolino” o “busta paga”. Si tratta, piuttosto, di un complesso di attività che ha svariati obiettivi, sia brevi che di medio e lungo termine. Queste attività mostrano i loro risultati sia nei confronti dei lavoratori dipendenti, con l’elaborazione degli stipendi e di tutti gli adempimenti mensili, sia verso il management aziendale, con l’elaborazione di costi e budget previsionali, che consentono loro di avere una visione contabile realistica. Si evince, quindi, che le funzioni contabili dell’ufficio payroll rappresentano una delle attività più significative di un’azienda e non possono, pertanto, prescindere da un processo chiaro, strutturato e trasparente che sposti il focus sempre e comunque sugli obiettivi aziendali.
E’ fondamentale, quindi, realizzare un modello organizzativo efficace, indipendentemente da quale sia il numero degli uffici o degli addetti presenti, in grado di affrontare e superare gli ostacoli nel processo decisionale . Ho conosciuto tante realtà aziendali di cui potrei raccontare, in quasi tutte si riusciva a fornire risposta alle esigenze aziendali con affanno, molto spesso causato dalla poca importanza riconosciuta al payroll, chiedendo magari il supporto di una soluzione software. Ma veniamo al dunque.
Quando inizia il payroll? Ha un termine? Il payroll inizia quando nasce una nuova opportunità lavorativa, non con l’assunzione, ma con la ricerca del candidato.

FASE 1

RICERCA E SELEZIONE -> CANDIDATURA -> INCONTRI CONOSCITIVICOLLOQUI

Ho omesso di dire che, in tutto questo, un aspetto importante è la scelta della soluzione software che tracci il processo dalla sua nascita. In verità non è stata una vera omissione, ma una scelta. Parlare della soluzione software a processo iniziato significa che l’informatica non deve prendere il sopravvento sui processi, ma renderli realizzabili. La scelta di un software avviene quando il modello aziendale è certo e risponde a tutte le necessità da esso attese. Mi rendo conto che potrebbero essere scontate alcune considerazioni, ma vi assicuro che ciò non corrisponde al vero. Si commettono tanti errori di valutazione dettati da superficialità e soprattutto dalla mancanza di competenze e di conoscenze. Gli skill necessari per identificare i momenti in cui prendere delle decisioni, identificare le necessità e comprendere le opportunità si acquisiscono con l’esperienza, non sono innati. Molto spesso si dà poca importanza alla soluzione informatica, vengono stanziate poche risorse per la ricerca di mercato e di conseguenza si finisce per trovare soluzioni poco conformi alle proprie necessità.
Fatto questa beve escursione, ritorniamo sul processo payroll che avevamo lasciato nella fase che preferisco definire “di concepimento” del rapporto di lavoro. In termini informatici la prima fase ha già identificato il soggetto disponibile.
Se la fase 1 ha avuto un risultato positivo, scaturito dalla proposta di assunzione del soggetto, allora si avvia il percorso che porta all’assunzione vera e propria, altrimenti, la candidatura, rimane disponibile nel database aziendale. “Chi si deve occupare di questa fase?” non c’è una regola. Le risorse umane dovrebbero occuparsi di censire, dalla loro nascita, la popolazione aziendale, a loro sta il compito di attivare il processo e, step by step, l’onere di raggiungere il primo obiettivo definendo: aspetti organizzativi, rischi potenziali e i controlli sulle attività svolte. Diciamo che il responsabile HR deve sovraintendere su tutto il processo, tenere sotto controllo i costi, stimolare le risorse umane, concentrando le energie sugli obiettivi finali.
È evidente che per questi attori conoscere la forza lavoro aziendale, il livello retributivo, il budget aziendale e altre informazioni è determinante per definire le linee guida della fase, presentandosi sul mercato in maniera chiara con l’identikit del candidato da ricercare. Quindi avere a disposizione un portale che, poggiandosi su una base di dati aziendali comune, si presenti sul web con un’offerta di assunzione, raccogliendo le informazioni del candidato e inviando gli stessi all’autore o agli autori dell’inserzione, sarebbe una soluzione ottimale. Il portale dovrebbe assumere la veste di sito aziendale quando si presenta sul web e la veste intranet quando l’accesso avviene dalla rete interna. Un DMS (Document Managment System) integrato che accompagni le varie fasi consentirebbe la dematerializzazione dei documenti, fruibili in qualsiasi momento con netti vantaggi offerti dalla teconologia.

FASE 2

ASSUNZIONE DEL LAVORATORE -> CREAZIONE ANAGRAFICA LAVORATORE

A questo punto si arriva alla nascita del rapporto di lavoro. Il payroll si preoccupa di creare tutta la documentazione necessaria all’assunzione (lettera di assunzione, modello scelta tfr, modello detrazioni fiscali, lettera della privacy, regole comportamentali aziendali, informazioni sulla sicurezza, ecc.), comunicare al centro per l’impiego l’assunzione del lavoratore, creare l’anagrafica del lavoratore nel sistema e renderlo disponibile alle soluzioni di rilevazione automatica delle presenze (badge). Ecco, in questa fase, una soluzione informatica assume rilievo, rendendo più veloce il processo, soprattutto qualora, per l’attività svolta, la movimentazione in entrata ed in uscita dei lavoratori sia frequente, divenendo indispensabile quando i numeri degli stessi sono consistenti. Gli attori di questa fase sono coloro che si occupano del personale ed in molti casi l’attività è svolta o direttamente dalle risorse umane o dall’ufficio payroll.

Una volta espletate queste pratiche, si entra nel vivo della gestione, il lavoratore comincia a muovere i primi passi in azienda, si avvia il processo di formazione, etc.. Ha a disposizione sempre e comunque una soluzione informatica (un portale) che gli spieghi come muoversi in ambito amministrativo e non solo, una sorta di “come fare per”, come è nata la sua assunzione, un “album aziendale” che fotografi in ogni istante i suoi passi e la sua carriera. Si arriva quindi alla: “rilevazione delle presenze”.

FASE 3

RILEVAZIONE -> CONTROLLO-> PASSAGGIO DATI A PAGHE

Ogni giorno un processo, più o meno complesso, rileva le presenze e le assenze dei lavoratori e ritornando a parlare di aspetti informatici, in questo caso, si rende necessario identificare una soluzione che automatizzi la fase minimizzando il rischio di errori. Ipotizzando una rilevazione tramite badge, le problematiche potrebbero spostarsi sulla gestione delle assenze, sulla loro identificazione e sulle modalità di correzione di eventuali errori. Potrebbe essere di supporto un regolamento che disciplini le varie casistiche nel rispetto delle leggi ed allora, in questo caso, sarà possibile cercare di agganciare tali regole al processo, limitando l’intervento correttivo da parte degli utenti. Qui è possibile parlare di sotto processi diversi, ad esempio a seconda delle varie tipologie di assenza, soggetti a iter autorizzativi differenti e o a momenti differenti. Altro aspetto fondamentale, da non sottovalutare, in questa fase è che come obiettivo c’è il passaggio dati a paghe, con conseguente necessità di predisporre i dati per la successiva fase. Di conseguenza chi è preposto al controllo deve necessariamente avere nozioni di retribuzione, deve insomma conoscere le conseguenze di un passaggio di un evento ed i suoi riflessi in ambito retributivo e contributivo.

Possiamo, dunque, affermare che la rilevazione avviene mediante un sistema automatico. Gli attori devono accertarsi che il tempo lavorato sia registrato accuratamente e tempestivamente, eventuali giustificazioni di assenza siano autorizzate nei tempi dovuti e tracciate nel sistema, i dipendenti ed i relativi responsabili devono poter accedere sempre in tempo reale al cartellino presenze. Per far ciò c’è bisogno di controlli adeguati, reportistiche nelle quali vengano evidenziate le anomalie relative alle singole giornate, dovute ad assenze non inserite o in attesa di approvazione, oppure, magari, le anomalie relative a giustificativi presenti senza documentazione di supporto. La rilevazione deve, inoltre, garantire anche la consultazione del dato in qualsiasi momento, generare report per la verifica dell’assenteismo o della maggior presenza, tutte informazioni utilizzabili come primo parametro per concedere riconoscimenti in un sistema premiante.

FASE 4

CONTROLLO DELLE RETRIBUZIONI E CONSEGNA CEDOLINO PAGA -> ELABORAZIONE POST PAGA -> CHIUSURA MESE

Con il passaggio dati a paghe si inizia la fase di calcolo delle retribuzioni e l’elaborazione dei cedolini da consegnare ai dipendenti, che per la maggior parte identifica il contenuto della fase.

Fasi del processo:

• Importazione movimenti provenienti da fonti esterne: rilevazione presenze, fogli di calcolo ed altri sistemi di rilevazione;
• Controllo movimenti importati: report o utilià custom che verificano che le informazioni provenienti dalle varie fonti sia conforme con il sistema di calcolo utilizzato;
• Calcolo cedolino paga;
• Controllo movimenti elaborati: verifica delle retribuzioni contrattuali, verifica cedolini elaborati, verifica che i movimenti importati siano stati elaborati correttamente, verifica delle assenze non retribuite, verifica delle assenze retribuite con intervento istituto (malattia, maternità, infortunio, ecc…), verifica compensi applicati al personale non dipendente, verifica incentivi applicati, verifica anticipazioni tfr calcolate, verifica liquidazioni tfr calcolate, verifica e controllo oneri differiti, verifica imponibili calcolati, verifica contributi calcolati sia c\azienda che c\dipendente, verifica ritenute fiscali applicate, verifica netto cedolino;
• Elaborazione finale cedolino;
• Accredito stipendi;
• Consegna cedolino paga;
• Elaborazione denuncia uniemens e altre denunce previdenziali ed assistenziali mensile;
• Controllo denunce mensili: verifica nel rispetto dei vari tracciati delle informazioni da denunciare;
• Elaborazione versamenti fiscali;
• Controllo versamenti fiscali: controllo trattenute fiscali effettuate al dipendente nel cedolino paga;
• Elaborazione modello F24;
• Controllo modello F24;
• Contabilizzazione costi del personale;
• Controllo movimenti contabilizzati: verifica che tutti i movimenti elaborati siano rilevati in base ai principi contabili in maniera accurata e completa.

Posso sicuramente aver omesso qualcosa, pensiamo, ad esempio, alle aziende edili, che per l’attività svolta devono gestire anche i rapporti con l’ente Cassa edile provinciale, con ulteriori adempimenti mensili.

Pertanto la soluzione software utilizzata in comune a tutte le strutture coinvolte nel processo payroll deve rendere agevole tutte le varie attività di controllo e deve essere sempre al passo con le novità normative.  Potrebbe, però, determinare una diversa organizzazione delle attività di controllo, ciò accade quando viene integrato un sistema che non consenta di prendere decisioni, ma al quale bisogna soltanto adeguarsi. Questo è solo un esempio, chi è del settore può comprendere l’importanza che una valutazione del software assume. Legarsi ad un fornitore senza una dimostrazione attenta delle potenzialità offerte è un errore frequente, mi rendo anche conto che l’aspetto economico ha la sua importanza, quindi accontentarsi di una soluzione che non risponde a tutte le esigenze non sarebbe un dramma se magari compensata con delle competenze interne, in grado di arricchire gli strumenti per arrivare comunque alla soluzione desiderata.

Con l’ultima fase (contabilizzazione costi del personale) possiamo chiudere il mese e quindi terminare il processo, ma purtroppo il momento in cui chiuderemo la fase corrisponderà sicuramente all’inizio di un nuovo processo mensile. Accanto alle varie fasi mensili troviamo quelle annuali, ossia quelle legate a CU e 770, quelle periodiche legate alle informazioni necessarie per la chiusura di bilancio, etc.

Tra le varie fasi di controllo del cedolino paga c’è il controllo delle liquidazioni tfr e quando parliamo di tfr (trattamento di fine rapporto) definiamo anche il termine del rapporto di lavoro e la chiusura del ciclo.

CICLO DI VITA DI UN RAPPORTO DI LAVORO

• CONCEPIMENTO -> necessità di una risorsa, ricerca e selezione;
• NASCITA -> assunzione;
• CRESCITA -> gestione anagrafica, manutenzione, elaborazione cedolini paga mensili;
• CESSAZIONE -> chiusura anagrafica, elaborazione finale trattamento di fine rapporto.